법원사무관리규칙

법원사무관리규칙

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은 법원의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 기하여 사법행정의 능률을 높임을 목적으로 한다. <개정 2006.2.21>

제2조(적용범위) 각급법원, 법원행정처, 사법연수원, 사법정책연구원, 법원공무원교육원, 법원도서관 및 그 소속기관(이하 "각급기관"이라 한다)의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다. <개정 2013.12.31>

제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2004.2.28, 2005.3.23, 2006.2.21, 2024.12.31>

1. "공문서"라 함은 각급기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 각급기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "문서과"라 함은 각급기관내의 공문서의 분류ㆍ배부ㆍ수발업무지원 및 보존등 문서에 관한 사무를 주관하는 과ㆍ담당관 또는 계를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 과ㆍ담당관 또는 계를 말한다.

4. 삭제 <2005.3.23>

5. 삭제 <2005.3.23>

6. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

7. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

8. "서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

9. "전자문자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

10. "전자이미지서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

11. "행정전자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.

12. "전자이미지관인"이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하거나 전자적으로 생성하여 등록 후 사용하는 관인을 말한다.

13. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

14. "사법행정정보시스템"이라 함은 각급기관이 사법행정정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신 및 활용하기 위한 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

제4조(사무관리의 원칙) 법원의 사무는 용이성ㆍ정확성ㆍ신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제5조(사무의 분장) 각 처리과의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.

제6조(사무의 인계ㆍ인수) 법원공무원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계ㆍ인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황ㆍ관계문서ㆍ자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인계ㆍ인수하여야 한다.

제2장 공문서관리

제1절 일반사항

제7조(공문서의 종류) 공문서 (이하 "문서"라 한다)는 다음 각호와 같이 법규문서ㆍ지시문서ㆍ공고문서ㆍ비치문서ㆍ민원문서 및 일반문서로 나눈다. <개정 2006.2.21>

1. 법규문서는 헌법ㆍ법률ㆍ대법원규칙ㆍ대법원내규등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시ㆍ예규ㆍ내규 및 일일명령등 각급기관이 그 하급기관 또는 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 고시ㆍ공고등 각급기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 비치문서는 비치대장ㆍ비치카드등 각급기관이 일정한 사항을 기록하여 기관내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 민원문서는 민원인이 각급기관에 대하여 신청ㆍ진정ㆍ건의 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제8조(문서의 성립 및 효력발생)

①문서는 당해 문서에 대한 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다. <개정 2006.2.21>

②문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. <개정 2006.2.21>

③민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수ㆍ처리한 경우에는 당해 민원사항에 대한 규정에서 정한 절차에 따라 접수ㆍ처리된 것으로 본다. <신설 2006.2.21>

제8조의2(행정전자서명의 인증 및 효력)

①법원행정처장은 행정전자서명에 대한 인증업무를 행하되,「법원 행정전자서명 인증업무에 관한 규칙」제2조의 규정에 의한 인증관리센터가 그 기능을 수행한다.

②제1항의 규정에 의한 인증을 받은 행정전자서명이 있는 경우에는 제3조제8호의 규정에 의한 서명이 있는 것으로 보며, 당해 전자문서는 행정전자서명이 된 후에 그 내용이 변경되지 아니하였다고 추정한다.

제9조(문서의 발신원칙)

①문서는 직접 처리하여야 할 기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정계통에 따라 발신한다. <개정 2005.3.23, 2006.2.21>

②하급기관이 직근 상급기관외의 상급기관(당해하급기관에 대한 지휘ㆍ감독권을 가지는 상급기관을 말한다. 이하 이 조에서 같다)에 발신하는 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는 그 직근 상급기관을 경유하여 발신하여야 한다. <개정 2006.2.21>

③제2항의 규정은 상급기관에서 직근 하급기관외의 하급기관(당해 상급기관이 지휘ㆍ감독권을 가지는 하급기관을 말한다)에 문서를 발신하는 경우에 이를 준용한다.

제2절 문서의 작성 및 처리 <개정 2006.2.21>

제10조(문서작성의 일반사항)

①문서는 「국어기본법」 제3조의 규정에 의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다. <개정 2005.3.23, 2006.2.21>

②문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④문서의 작성에 쓰이는 용지는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 종이를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.

제10조의2(문서의 전자적 처리) 각급기관의 장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

제11조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 대법원내규가 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다. <개정 2006.2.21>

제12조(문서의 간인)

①다음 각호의 1에 해당하는 2장이상으로 이루어지는 문서에는 대법원내규가 정하는 바에 따라 간인하여야 한다. <개정 2006.2.21>

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 기타 결재권자가 간인이 필요하다고 인정하는 문서

②제1항의 규정에도 불구하고 민원서류 기타 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다. <신설 2006.2.21>

③전자문서의 간인은 대법원내규가 정하는 면표시 또는 발급번호기재 등의 방법으로 할 수 있다. <신설 2006.2.21>

제13조(발신명의)

①문서의 발신명의는 각급기관의 장(법령에 의하여 행정권한이 위임 또는 위탁된 경우에는 그 위임 또는 위탁을 받은 자를 말한다. 이하 같다)으로 한다. 다만, 각급기관내의 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 당해보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다. <개정 2006.2.21>

②내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다. <신설 2006.2.21>

제14조(문서의 기안)

①문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2006.2.21>

②문서의 기안은 대법원내규가 정하는 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다. <신설 2006.2.21>

③문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안ㆍ제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다. 다만, 일괄기안문은 시행문을 자동으로 작성하여 기안문과 시행문을 대조할 필요가 없는 시스템으로만 기안한다. <개정 2006.2.21>

④2이상의 기관의 장의 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 기관에서 기안하여야 한다. <개정 2006.2.21>

⑤기안문에는 대법원내규가 정하는 바에 따라 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 표시할 수 있다. <신설 2006.2.21>

제15조(검토 및 협조)

①기안문은 결재권자의 결재를 받기전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다. <개정 2006.2.21>

②문서의 내용이 각급기관내의 다른 보조기관 또는 보좌기관이나 다른 기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다.

③제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제15조의2(검토자의 수) 각급기관의 장은 결재권자의 결재에 이르기까지 검토자의 수가 2인을 넘지 아니하도록 노력하여야 한다.

제16조(결재)

①문서는 당해 기관의 장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다.

②각급기관의 장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관 또는 보좌기관으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 당해 기관의 내규로 정한다. 다만, 상급기관으로부터 권한의 위임을 받은 사항을 그 보조기관 또는 보좌기관에게 위임전결하게 할 때에는 미리 위임한 기관의 장의 승인을 받아야 한다.

③결재권자가 휴가ㆍ출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다. <개정 2006.2.21>

제16조의2(검토ㆍ협조 및 결재중인 문서의 열람체계 구축) 각급기관의 장은 검토ㆍ협조 및 결재중인 전자문서를 검토자ㆍ협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.

제17조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장, 질서유지, 경제안정 기타 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다. <개정 2005.3.23>

제18조(시행문의 작성)

①결재를 받은 문서중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 대법원내규가 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다. <개정 2005.3.23, 2006.2.21>

② 삭제 <2006.2.21>

제19조 삭제 <2006.2.21>

제20조 삭제 <2006.2.21>

제21조(관인날인 및 서명)

①각급기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장ㆍ상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 같다)을 찍고, 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명을 한다. 다만, 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에는 관인을 찍지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 대법원내규가 정하는 바에 따라 관인을 찍는 것을 생략할 수 있다. <개정 2004.8.28, 2006.2.21>

②관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

③인터넷에 의하여 교부하는 등기사항증명서 또는 등록사항별 증명서(제적 등ㆍ초본을 포함한다)에는 전자이미지관인을 사용한다. <개정 2004.8.28, 2011.9.28, 2013.6.27>

제22조(문서의 발송)

①시행문은 처리과에서 발송하되, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다. <개정 2006.2.21>

②제18조제1항 단서의 규정에 의하여 시행문을 작성하지 아니하고 발송하는 경우에도 처리과에서 발송하여야 한다. <신설 2006.2.21>

③문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ모사전송ㆍ전신ㆍ전신타자ㆍ전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편ㆍ등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다. <개정 2005.3.23>

④인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다. <신설 2005.3.23>

⑤제1항의 규정에 불구하고 전자문서는 각급기관의 홈페이지 또는 법원공무원의 공식 전자우편주소를 이용하여 각급기관외의 자에게 발송할 수 있다. <신설 2006.2.21>

⑥전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다. <신설 2006.2.21>

제23조(문서의 접수ㆍ처리)

①문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접 받은 문서는 지체 없이 처리과에 이를 배부하여 접수하게 하되, 이 경우 배부정보는「법원기록물 관리규칙」제12조의 규정에 의한 전자기록생산시스템에 등록된 정보로 관리하여야 한다. <개정 2007.7.31>

②접수된 문서에는 대법원내규가 정하는 문서처리인을 찍고, 「법원기록물 관리규칙」 제12조의 규정에 의한 전자기록생산시스템에 등록된 접수등록번호와 접수일시를 기재하며 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서과에서 직접 받은 문서는 문서과가 접수일시를 기재하여 이를 처리과로 보낸다. <개정 2005.3.23, 2006.2.21, 2007.7.31>

③처리과의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 대법원내규가 정하는 문서에 해당하는 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다. <개정 2006.2.21>

④제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다. <개정 2006.2.21>

⑤각급기관의 장은 정보통신망을 이용하여 각급기관외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다. <신설 2006.2.21>

⑥각급기관의 장은 각급기관의 홈페이지 또는 법원공무원의 공식 전자우편주소를 이용하여 각급기관외의 자로부터 문서를 받아 처리과에서 접수할 수 있다. <신설 2006.2.21>

⑦민원문서의 접수 및 처리는「법원민원사무처리내규」가 정하는 바에 의한다. <신설 2006.2.21>

제24조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 「법원기록물 관리규칙」 제12조의 규정에 의한 전자기록생산시스템에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 한다. <개정 2006.2.21, 2007.7.31>

제25조(외국어로 된 문서등에 대한 특례) 외국어로 된 문서에 대하여는 제10조 내지 제13조 및 제21조의 규정을 적용하지 아니할 수 있고, 법규문서중 법률에 관한 문서에 대하여는 이 규칙의 적용을 받는 기관외의 기관에서 다른 관행이 있는 경우에는 그에 의할 수 있다.

제25조의2(사법행정정보시스템과 전자문서시스템 간 연계) 법원행정처장은 자체적으로 운영ㆍ관리하고 있는 사법행정정보시스템을 전자문서시스템 등과 연계하여 사법행정정보를 공동 활용하는 등의 조치를 취하여야 한다.

제3절 문서의 보존등

제26조 삭제 <2005.3.23>

제27조 삭제 <2005.3.23>

제28조 삭제 <2005.3.23>

제29조 삭제 <2005.3.23>

제30조 삭제 <2005.3.23>

제31조 삭제 <2005.3.23>

제32조 삭제 <2005.3.23>

제33조 삭제 <2005.3.23>

제34조

제2장의2 정책실명제 등 <신설 2006.2.21>

제34조의2(정책실명제)

①각급기관의 장은 주요정책의 결정 또는 집행과 관련되는 다음 각 호의 사항을 종합적으로 기록ㆍ보존하여야 한다.

1. 주요정책의 결정 및 집행과정에 참여한 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명과 그 의견

2. 주요정책의 결정 및 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의ㆍ공청회ㆍ세미나 관련 준비자료 및 토의내용