공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙

공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 동법 시행령에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2장 기록물관리기관

제2조 삭제 <2020.4.3>

제3조(각종 서식의 전산관리) 이 규칙에서 정한 각종 서식은 특별한 사유가 없는 한 전자기록생산시스템, 기록관리시스템, 영구기록관리시스템으로 관리하여야 한다.

제3장 기록물생산

제4조(기록물의 등록) 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제20조제1항 및 영 제21조제2항에 따라 전자기록생산시스템에 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 따른다. <개정 2020.4.3>

1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 영 제21조제1항제2호에 따라 등록하여 관리하여야 하는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다. 다만, 전자기록생산시스템이 반려 또는 재작성전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다.

3. 사진ㆍ필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

4. 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 공공기관의 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.

5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

6. 기록관 또는 특수기록관이 직접 수집한 기록물의 경우에는 기록관리시스템에 의하여 획득된 시점에 등록번호를 부여한다.

제5조(생산ㆍ접수등록번호의 표기)

①영 제20조제1항에 따른 기록물의 생산기관에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 기안문ㆍ시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.

2. 문서관리카드는 관리정보의 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.

3. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 않은 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등의 기록물은 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.

4. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 그 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

5. 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 그 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

6. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

②영 제20조제1항에 따라 기록물의 접수기관에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.

2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 접수등록번호를 표기한다.

③제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 영 제20조제3항에 따른 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.

④제1항 및 제2항에도 불구하고 기록물 등록번호를 그 기록물에 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.

제6조(등록사항의 수정방법) 영 제20조제1항에 따라 관리하는 등록정보를 수정하고자 할 때에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

제7조(기록물의 분류 및 편철시기) 영 제22조 및 영 제23조제1항에 따른 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.

제8조(기록물철의 작성 및 등록정보의 관리)

①전자적 형태로 생산되지 않은 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로부터 별표 2의 기록물철 표지를 전산으로 출력하여 그 기록물철의 표지로 사용하여야 한다.

②영 제23조제2항에 따라 관리하는 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 경우에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

제9조(일반문서류의 편철 및 관리)

①처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

②제1항에 따른 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.

④처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 따른 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리한다.

⑤제4항에 따른 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 붙여야 한다.

제10조(카드류의 편철 및 관리)

①카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

②처리과에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③제2항에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

제11조(도면류의 편철 및 관리)

①도면류는 기록물철 단위로 별표 8의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

②제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.

③편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

제12조(사진ㆍ필름류의 편철 및 관리)

①사진ㆍ필름류는 기록물철 단위로 그 사진ㆍ필름의 규격에 적합한 별표 9의 사진ㆍ필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

②제1항에 따라 사진ㆍ필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

제13조(기록물철의 분류번호 표시)

①전자적 형태로 생산되지 않은 기록물은 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

②테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 10에 따른 분류번호 표시를 하여 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

③전자기록물로 구성되어 있는 기록물철의 분류번호는 해당 전자기록물철의 등록정보로 관리한다.

제14조(기록물의 정리)

①영 제24조에 따른 기록물의 정리는 다음 각호의 사항을 포함하여 실시한다.

1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완한다.

3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다.

4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정ㆍ표기한다.

6. 기록물철을 생산연도별ㆍ보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

7. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철ㆍ정리한다.

8. 그 밖에 기록물관리기관의 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 행한다.

②공공기관의 장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을 달리하여 실시할 수 있다.

제4장 기록물관리

제15조(기록물관리책임자)

①공공기관은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별로 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

②기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항

2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항

3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항

4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항

5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항

6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제16조(기록관리기준표)

①영 제25조제1항에 따른 기록관리기준표 작성시 비밀 관련 정보가 포함되어 있는 경우에는 자료의 작성 및 제출은 서면으로 하고 영구기록물관리기관으로 제출된 사본의 예고문은 제출일부터 1개월이 지난 달의 말일에 파기하는 것으로 한다.

②영 제25조제3항에 따라 공공기관은 신설 또는 변경된 단위과제에 대하여 매년 10월 31일까지 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 하며, 10월 31일 후에 발생하는 신설 또는 변경 단위과제는 사안 발생 즉시 협의를 요청하여야 한다.

③영구기록물관리기관은 단위과제별 보존기간 검토결과를 매년 12월 31일까지 해당 공공기관에 통보하여야 한다.

제17조(단위과제별 보존기간의 협의ㆍ확정) 영 제25조제3항 단서에서 "행정안전부령으로 정한 기관"이란 다음 각 호의 기관을 말한다. <개정 2010.5.4, 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26, 2020.4.3>

1. 「공공기관의 운영에 관한 법률」제4조에 따른 기관 중 중앙기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

2. 특별법에 따라 설립된 법인 중 관할 영구기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

3. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단 중 관할 지방기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

4. 영 제3조제3호의 기관 중 관할 지방기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

5. 「고등교육법」에 따라 설립된 각급 학교 중 관할 영구기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

제18조(기록물 공개여부 구분표시)

①영 제27조에 따른 기록물의 공개여부 구분표시는 "공개, 부분공개, 비공개" 중 하나를 선택하여 표시하여야 한다.

②제1항 중 부분공개 또는 비공개의 경우에는 해당 정보를 "부분공개( )" 또는 "비공개( )"로 표시하고, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 각 호의 번호중 해당 번호를 괄호 안에 표시하여 함께 관리하여야 한다.

제19조(기록물의 이관목록 작성) 영 제32조제5항 및 영 제40조제4항에 따라 이관되는 기록물의 이관목록은 별지 제2호서식에 따른다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물의 경우에는 생산현황 통보 시 제출된 등록정보로 이관목록을 대체한다. <개정 2025.5.20>

1. 영 제31조의2제1호의 기록물

2. 영 제32조제1항 본문에 따라 이관되는 기록물

제20조(기록물 이관시기의 연장)

① 영 제32조제3항에 따라 기록물의 이관시기를 연장하려는 경우에는 관할 기록관 또는 특수기록관의 장에게 별지 제3호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 제출해야 한다. 다만, 영 제32조제2항에 따른 공공기관의 경우에는 해당 공공기관의 장이 지정한 부서의 장에게 제출해야 한다. <신설 2025.5.20>

② 영 제40조제1항 단서 및 영 제41조제3항에 따라 기록물의 이관시기를 연장하려는 경우에는 관할 영구기록물관리기관의 장에게 별지 제3호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 제출해야 한다. <개정 2025.5.20>

제21조(기록물생산현황의 작성시기) 영 제33조 및 영 제42조에 따른 기록물 생산현황은 기록물의 정리가 완료되어 그 결과가 전자기록생산시스템의 등록정보에 반영된 후 작성하여야 한다.

제22조(기록물 수집계획 통지) 영구기록물관리기관의 장은 영 제44조제1항에 따라 수립한 기록물 수집계획에 따라 이관 3개월 전까지 수집대상기관 또는 부서에 그 기록물 수집일정 및 대상을 통보하여야 한다.

제23조(전자기록물의 기록매체 및 장치의 기준) 기록물관리기관의 장은 영 제36조 및 제46조에 따른 전자기록물의 저장ㆍ이관ㆍ백업ㆍ복원ㆍ보존 등을 위한 기록매체 및 장치는 다음 각 호의 일반 기준을 준수하여야 한다. <개정 2016.8.29>

1. 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 및 재생할 수 있어야 한다.

2. 전자기록물을 현재의 저장환경으로부터 새로운 저장환경으로 손상 없이 옮길 수 있어야 한다.

3. 동일한 매체로 복제본 제작이 가능하여야 한다.

4. 수록된 전자기록물을 임의 수정ㆍ삭제ㆍ위조ㆍ변조 등으로부터 보호할 수 있어야 한다.

제24조(보존매체의 종류와 규격) 영 제29조, 영 제39조 및 영 제49조에 따른 보존매체의 종류와 규격은 별표 11과 같다. <개정 2025.5.20>

제25조(전자매체의 수록 기준 및 절차)

① 삭제 <2022.7.12>

② 기록물관리기관이 기록물을 영 제29조제2항제1호에 따른 전자매체(이하 "전자매체"라 한다)에 수록하는 경우 준수해야 하는 기준 및 절차는 다음 각 호와 같다. <개정 2025.5.20>

1. 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 파일형식 및 방법에 따라 원래의 기록물이 가진 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성을 보장할 수 있을 것

2. 전자매체 및 입력자료의 이상 유무를 검사한 후 수록할 것

③제2항에 따라 기록물을 전자매체로 옮겨 수록하는 때에는 별지 제4호서식의 전자매체 수록계획서를 작성하고 이에 따라 수록하여야 한다. 이 경우 전자매체는 공개구분 종류별로 구분하여 수록한다. <개정 2014.11.4, 2017.9.22>

④기록물관리기관에서 생산한 기록물이 수록된 전자매체와 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체ㆍ마이크로필름 표지를 부착하여야 한다. <개정 2014.11.4, 2017.9.22>

제26조(마이크로필름의 제작)

①기록물관리기관이 영 제39조 및 영 제49조에 따라 기록물을 마이크로필름에 수록하여 보존하고자 하는 때에는 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영하여야 한다.

②기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영하는 때에는 촬영 시작부분에 별표 13의 시작표지와 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 삽입하고, 그 마이크로필름 촬영계획서상의 순서대로 기록물을 수록한 후 그 마이크로필름의 촬영이 끝나는 부분에 별표 13의 촬영끝 표지를 넣어야 하며 마이크로필름의 컷(cut)번호는 시작표지부터 부여한다.

③기록물관리기관은 촬영이 끝난 마이크로필름의 촬영상태를 검사하여야 하며, 촬영상태가 불량한 부분이 발견된 때에는 제1항 및 제2항에 따라 재촬영하여야 한다.

④기록물관리기관에서 생산한 마이크로필름과 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체ㆍ마이크로필름 표지를 부착하여야 한다. <개정 2014.11.4>

⑤기록물이 수록된 마이크로필름의 원본은 시청각기록물 전용서고에 보존하고 열람 등에 사용하는 마이크로필름은 복제본을 제작하여 사용함을 원칙으로 한다.

제27조(기록물 생산현황 통보) 영 제42조제1항 단서에서 "행정안전부령으로 정하는 기관"이란 다음 각 호의 기관을 말한다. <개정 2010.5.4, 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26, 2020.4.3>

1. 「공공기관의 운영에 관한 법률」제4조에 따른 기관 중 중앙기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

2. 특별법에 따라 설립된 법인 중 관할 영구기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

3. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단 중 관할 지방기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관

4. 영 제3조제3호의 기관 중 관할 지방기록물관리기관의 장이 지정하여 고시하는 기관