공무원 인사기록ㆍ통계 및 인사사무 처리 규정

공무원 인사기록ㆍ통계 및 인사사무 처리 규정

제1장 총칙 <개정 2009.3.12>

제1조(목적) 이 규정은 「국가공무원법」 제18조 및 제19조에 따라 행정부 소속 국가공무원의 인사에 관한 통계보고, 인사기록 및 인사사무 처리에 관한 절차 등을 규정하여 인사관리를 합리화함을 목적으로 한다. <개정 2023.12.12>

제2조(적용 범위) 행정부 소속 국가공무원(이하 "공무원"이라 한다)의 인사통계 보고, 인사기록 및 인사사무 처리 등에 관한 사항은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 것을 제외하고는 이 규정에 따른다. <개정 2023.12.12>

제2장 인사기록

제3조(인사기록의 종류) 공무원의 인사기록은 개인별 인사기록과 인사관리 서류로 구분한다.

제4조(개인별 인사기록)

① 개인별 인사기록의 종류는 다음 각 호와 같다. <개정 2013.6.11, 2013.12.4, 2016.11.22, 2016.11.29, 2021.1.5, 2021.3.30, 2023.12.5>

1. 인사 및 성과 기록

2. 선서문

3. 임용 결격사유를 확인할 수 있는 서류

3의2. 「후견등기에 관한 법률」 제15조제1항에 따른 등기사항증명서 또는 같은 법 제41조제2항 본문에 따른 후견등기부에 기록된 사항에 관한 전산정보자료

4. 신원조사회보서(「보안업무규정」 제36조에 따라 신원조사를 받은 경우만 해당한다)

5. 병적증명서[병역준비역과 실역미필보충역(군복무를 마치지 못한 보충역을 말한다) 대상자만 해당한다] 또는 주민등록표 초본

6. 최종학력증명서 또는 학력증명서 사본(소속 장관이 원본대조ㆍ확인한 것만 해당한다. 이하 같다)

7. 면허 또는 자격을 증명하는 서류

8. 경력증명서

9. 공무원 전력조사서

10. 가족관계등록부의 기본증명서

11. 임용후보자 등록원서

12. 「공무원 채용 신체검사 규정」에 따른 채용 신체검사서 또는 국민건강보험공단이 「국민건강보험법」 제52조제2항제1호에 따른 일반건강검진 결과를 활용하여 신체검사를 대체할 목적으로 발급한 서류

13. 재정보증서(「국고금관리법」에 따른 회계공무원만 해당한다)

14. 그 밖에 임용권자나 임용제청권자가 필요하다고 인정하는 인사에 관한 기록

② 임용권자, 임용제청권자 또는 시험실시기관의 장은 필요할 때에는 병역, 장애 및 보훈에 관한 정보의 검증ㆍ확인을 위하여 병무관서 등 해당 중앙행정기관(「정부조직법」 제2조제2항에 따른 중앙행정기관을 말한다. 이하 같다) 및 그 소속 기관으로부터 관련 정보를 제공받을 수 있다. <개정 2013.6.11>

제5조(인사관리 서류)

① 인사관리 서류의 종류는 다음 각 호와 같다.

1. 인사 관계 법령 및 예규

2. 발령 대장

3. 채용시험에 관한 서류

4. 채용에 관한 서류

5. 임용후보자 명부

6. 전보에 관한 서류 및 전보 제한자 대장

7. 겸임 및 파견근무에 관한 서류

8. 전직 및 전직시험에 관한 서류

9. 근무성적 평정에 관한 서류

10. 경력 평정에 관한 서류

11. 가점 평정에 관한 서류

12. 승진후보자 명부

13. 승진시험에 관한 서류

14. 승진임용에 관한 서류, 승진후보자 명부 가점자 대장, 승진임용 제한자 대장 및 일반승진시험 응시자격 정지자 대장

15. 강임(降任)에 관한 서류

16. 승급 대장과 봉급 및 호봉 산정에 관한 서류

17. 각종 수당 지급에 관한 서류

18. 교육훈련 대장 및 교육훈련에 관한 서류

19. 포상에 관한 서류

20. 출장, 휴가 등 복무에 관한 서류

21. 노조 가입 현황에 관한 서류

22. 면직에 관한 서류

23. 휴직에 관한 서류

24. 직위해제 및 복직에 관한 서류

25. 징계자 대장 및 징계에 관한 서류

26. 소청(訴請)에 관한 서류

27. 연금에 관한 서류

28. 삭제 <2011.7.4>

29. 정원 및 현원 관리에 관한 서류

30. 인사통계에 관한 서류

31. 각종 증명 발행에 관한 서류

32. 그 밖에 임용권자나 임용제청권자가 필요하다고 인정하는 서류

② 제1항 각 호의 인사관리 서류는 필요하다고 인정할 때에는 함께 묶어 관리할 수 있다.

제6조(인사기록의 작성ㆍ유지ㆍ보관)

① 임용권자는 소속 공무원에 대한 제4조 및 제5조에 따른 인사기록을 작성ㆍ유지ㆍ보관(보존을 포함한다. 이하 같다)하여야 한다. 이 경우 임용권자란 6급 이하 공무원 또는 이에 상당하는 공무원의 경우에는 해당 계급의 신규채용권자를 말하고, 5급 이상 공무원 및 이에 상당하는 공무원(고위공무원단 소속 공무원을 포함한다. 이하 같다)의 경우에는 임용권자나 임용제청권자를 말한다. <개정 2013.12.4>

② 공무원 임용권이 없는 5급 이상 공무원 및 이에 상당하는 공무원인 기관의 장은 인사관리상 필요하다고 인정되는 경우에는 제1항의 인사기록의 부본(副本)을 작성ㆍ유지ㆍ보관할 수 있다.

③ 인사혁신처장은 5급 이상 공무원 및 이에 상당하는 공무원의 인사기록을 「디지털인사관리규정」 제2조제4호에 따른 전자인사관리시스템(이하 "전자인사관리시스템"이라 한다)으로 전산관리하여야 한다. <개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2016.11.22, 2023.12.12>

제6조의2(인사기록의 전자적 관리 등)

① 임용권자나 임용제청권자는 제6조제1항에도 불구하고 소속 공무원에 대한 제4조 및 제5조에 따른 인사기록을 전자인사관리시스템으로 작성ㆍ유지ㆍ보관할 수 있다. 다만, 제4조제1항제1호의 인사 및 성과 기록은 전자인사관리시스템으로 기록ㆍ유지ㆍ보관하여야 한다.

② 제1항에 따른 전자인사관리시스템에 의한 인사기록의 작성ㆍ유지ㆍ보관은 제6조제1항에 따른 인사기록의 작성ㆍ유지ㆍ보관으로 본다. <개정 2016.11.22>

③ 임용권자나 임용제청권자는 제1항에 따라 작성ㆍ유지ㆍ보관하는 인사기록과 관련된 정보의 정확성 및 최신성 등을 확보하기 위하여 해당 중앙행정기관 및 그 소속 기관에서 관리하는 관련 정보를 전자적 파일로 제공받아 이용할 수 있다. <신설 2013.6.11>

④ 제1항에 따라 인사기록을 전자인사관리시스템으로 작성ㆍ유지ㆍ보관하는 방법 및 절차 등에 관한 사항은 인사혁신처장이 정한다. <개정 2013.3.23, 2013.6.11, 2014.11.19>

제7조(인사기록의 보관방법)

① 공무원의 개인별 인사기록의 정본(正本)은 임용권자가 보관하며, 퇴직한 후에는 퇴직 당시의 임용권자가 보관한다. 이 경우 임용권자는 제6조제1항 후단에 따른 임용권자를 말한다.

② 개인별 인사기록(전자인사관리시스템으로 작성ㆍ유지ㆍ보관되는 「디지털인사관리규정」 제2조제5호에 따른 인사데이터는 제외한다)은 인사기록 봉투에 넣어서 보관한다. <개정 2023.12.12>

제8조(인사 및 성과 기록의 정리 및 변경)

① 소속 장관(「공무원임용령」 제2조제3호에 따른 소속 장관을 말한다. 이하 같다)은 공무원이 신규채용, 승진, 전직, 전보, 강임, 면직, 징계, 휴직, 직위해제, 복직, 국내외 훈련, 국외 출장, 겸임, 파견, 직무대리, 승급, 전출, 전입되었거나 포상을 받았을 때에는 지체 없이 그 사실을 그 공무원의 인사 및 성과 기록에 반영하여 기록하여야 한다. 이 경우 「국가공무원법」(이하 "법"이라 한다) 제28조제5항, 제37조제2항 또는 「공무원임용령」 제29조제3항에 따른 전직, 전보 또는 승진 제한 사유가 있는 공무원에 대해서는 그 사유를 인사 및 성과 기록의 임면사항란에 기록하여야 한다. <개정 2013.6.11>

② 소속 장관은 해마다 주요 업무의 성과와 이에 대한 상급자의 평가 의견, 각급 기관의 정책평가 내용 및 감사결과를 인사혁신처장이 정하는 바에 따라 해당 공무원의 인사 및 성과 기록에 반영하여 기록하여야 한다. <개정 2013.3.23, 2014.11.19>

③ 공무원은 인사기록 착오ㆍ누락사항 또는 신상 변동사항을 확인ㆍ정정하기 위하여 자신의 인사 및 성과 기록을 수시로 열람할 수 있다. 이 경우 열람의 방법ㆍ절차 및 정정 신청 등에 관한 사항은 기록보관기관의 장이 정한다.

④ 공무원은 제3항에 따라 자신이 열람한 인사 및 성과 기록을 정정ㆍ변경 또는 추가하여야 할 정당한 사유가 있을 때에는 이를 증명하는 서류를 갖추어 기록보관기관의 장에게 인사기록 변경신청서를 제출하여야 한다.

⑤ 소속 장관은 공무원 인사 및 성과 기록의 정정ㆍ변경 또는 추가 사항이 정상적으로 기록되었는지를 월 1회 이상 확인ㆍ점검하여야 한다.

제8조의2(성과평가 등의 결과 통보) 공무원의 성과평가, 정책평가 또는 감사결과 등에 관한 정보를 생산하는 기관의 장은 그 정보를 해당 공무원이 소속된 기관의 장에게 통보하여야 한다.

제8조의3 삭제 <2011.12.6>

제9조(징계 등 처분 기록의 말소)

① 임용권자나 임용제청권자는 징계처분을 받은 공무원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우에는 제8조제1항에 따라 그 공무원의 인사 및 성과 기록 중 징계처분의 기록을 말소하여야 한다.

1. 징계처분의 집행이 끝난 날부터 다음의 각 목의 구분에 따른 기간이 지난 경우. 다만, 징계처분을 받고 그 집행이 끝난 날부터 다음 각 목의 구분에 따른 기간이 지나기 전에 다른 징계처분을 받은 경우에는 각각의 징계처분에 대한 해당 기간을 합산한 기간이 지나야 한다.

가. 강등: 9년

나. 정직: 7년

다. 감봉: 5년

라. 견책: 3년

2. 소청심사위원회나 법원에서 징계처분의 무효 또는 취소의 결정이나 판결이 확정된 경우

3. 징계처분에 대한 일반사면이 있는 경우

② 임용권자나 임용제청권자는 직위해제처분을 받은 공무원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제8조제1항에 따라 그 공무원의 인사 및 성과 기록 중 직위해제처분의 기록을 말소하여야 한다.

1. 직위해제처분이 끝난 날부터 2년이 지난 경우. 다만, 직위해제처분을 받고 그 집행이 끝난 날부터 2년이 지나기 전에 다른 직위해제처분을 받은 경우에는 각 직위해제처분마다 2년을 더한 기간이 지나야 한다.

2. 소청심사위원회나 법원에서 직위해제처분의 무효 또는 취소의 결정이나 판결이 확정된 경우

③ 제1항과 제2항에 따른 기록의 말소는 인사 및 성과 기록의 해당 처분기록란에 말소된 사실을 표기하는 방법에 의한다. 다만, 제1항제2호 또는 제2항제2호에 해당되고 그 해당 사유 발생일 전에 징계처분이나 직위해제처분을 받은 사실이 없을 때에는 그 사실이 나타나지 아니하도록 인사 및 성과 기록의 해당란을 삭제하여야 한다.

④ 징계처분과 직위해제처분의 말소방법, 절차 등에 관한 사항은 인사혁신처장이 정한다. <개정 2013.3.23, 2014.11.19>

제10조(개인별 인사기록의 이관)

① 공무원이 승진, 강임, 전출, 전입으로 인하여 임용권자를 달리하게 된 경우에는 전 임용권자는 그 공무원의 개인별 인사기록의 정본, 근무성적 평정, 경력 평정, 가점 평정에 관한 서류 또는 파일을 그 사유가 발생한 후 지체 없이 새 임용권자에게 이관해야 한다. <개정 2021.3.30>

② 퇴직한 공무원을 재임용할 때 임용권자는 개인별 인사기록을 보관하고 있는 전 임용권자에게 그 공무원의 전자인사관리시스템으로 작성된 「디지털인사관리규정」 제2조제5호에 따른 인사데이터의 이관을 요구해야 하며, 전 임용권자는 새 임용권자의 요구를 받은 즉시 이관해야 한다. <개정 2021.3.30, 2023.12.12>

③ 제1항과 제2항에서 임용권자란 6급 이하 공무원 또는 이에 상당하는 공무원의 경우에는 해당 계급의 신규채용권자를 말하고, 5급 이상 공무원 또는 이에 상당하는 공무원의 경우에는 임용권자 또는 임용제청권자를 말한다. <개정 2013.12.4>

제11조(전력 조회)

① 임용권자 또는 임용제청권자는 공무원을 임용하거나 임용제청할 때에는 공무원연금공단에 공무원 경력이 있었는지를 조회하여야 한다. 다만, 임용예정자의 나이 등을 고려할 때 공무원 경력이 없는 것이 명백하거나 경력증명서 등을 통하여 공무원 경력이 확인된 경우에는 공무원 경력 조회를 생략할 수 있다. <신설 2013.12.4>

② 임용권자나 임용제청권자는 공무원 경력 또는 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 공공기관에서 근무한 경력을 가진 사람을 임용할 때에는 그 임용예정자가 전에 근무하였던 기관의 장에게 공무원 전력조회서에 따라 그 임용예정자의 전력(前歷)을 조회하여야 한다. <개정 2013.12.4>

③ 제2항에 따라 전력 조회를 요청받은 기관의 장은 공무원 전력조회회보서를 작성하여 그 결과를 15일 이내에 임용권자 또는 임용제청권자에게 통보해야 한다. <개정 2013.12.4, 2021.3.30>

④ 제1항 본문 및 제2항에도 불구하고 공무원 채용시험을 시행할 때 필요하다고 인정되는 경우에는 시험실시기관의 장이 공무원 경력 또는 전력을 조회할 수 있다. <신설 2013.12.4>

제12조(선서문)

① 임용권자나 임용제청권자는 선서한 공무원으로 하여금 별표 2의 규격에 따라 작성된 별표 1의 선서문 2부에 각각 서명날인하게 하여 1부는 제4조에 따른 개인별 인사기록으로 분류하여 보관하고, 1부는 본인이 소지하게 하여야 한다.

② 삭제 <2010.7.15>

제3장 임용과 발령

제13조(시험 요구 및 구비서류)

① 임용권자나 임용제청권자가 시험실시기관의 장에게 경력경쟁채용시험등(법 제28조제2항 각 호 외의 부분 본문 및 단서에 따른 채용시험을 말한다. 이하 같다)을 요구할 때에는 공무원 경력경쟁채용시험등 요구서를 작성하여 요구한다. <개정 2011.11.1>

② 임용권자나 임용제청권자가 시험실시기관의 장에게 일반승진 및 전직시험을 요구할 때에는 공무원일반승진시험 요구서 및 공무원전직시험 요구서를 작성하여 요구한다.

③ 제1항과 제2항의 시험을 요구할 때의 구비서류는 별표 3과 같다.

④ 제1항이나 제2항에 따라 시험을 요구할 때에 임용권자, 임용제청권자 또는 시험실시기관의 장은 「전자정부법」 제36조제1항에 따른 행정정보의 공동이용을 통하여 대상자의 병역사항이 포함된 주민등록표 초본을 확인하여야 한다. 다만, 대상자가 확인에 동의하지 아니할 때에는 이를 제출하게 하여야 한다. <개정 2010.5.4>

제14조(임용후보자 추천)

① 시험실시기관의 장은 공개경쟁채용시험 또는 공개경쟁승진시험에 합격한 채용후보자 명부 또는 승진후보자 명부(이하 "임용후보자명부"라 한다)에 올라 있는 채용후보자 또는 승진후보자(이하 "임용후보자"라 한다)를 추천할 때에는 공무원임용후보자 추천서에 공무원임용후보자 추천 명단을 첨부하여 추천한다.

② 제1항에 따라 추천된 사람을 임용할 때에는 그 사실을 시험실시기관의 장에게 지체 없이 통보하여야 한다.

제15조(인사발령을 위한 구비서류)

① 공무원을 임용하거나 임용제청할 때에 첨부할 서류는 별표 4와 같다. 다만, 시험실시기관의 장과 임용권자가 같은 경우에는 시험 요구 시 제출한 서류는 첨부하지 아니할 수 있다.

② 제1항에 따른 서류는 원본을 첨부하되, 특별한 사유로 사본을 첨부할 때에는 원본과 대조ㆍ확인하여야 한다. 이 경우에 대조자는 소속 장관이 되며, 그 사본에는 소속 장관의 직위, 성명, 대조 연월일을 기입하고 서명 또는 날인하여야 한다.

③ 지방공무원이나 다른 종류의 공무원으로 재직한 사람을 그 신분의 단절 없이 다시 공무원으로 임용 또는 임용제청하거나, 법 제26조의4제1항에 따라 수습으로 근무하는 사람을 공무원으로 임용하는 경우에는 별표 4의 신규채용을 위한 구비서류 중 인사 및 성과 기록만을 첨부할 수 있다. 이 경우 인사 및 성과 기록은 제8조의 기록사항을 빠짐없이 기록하고 작성자가 확인한 것이어야 한다. <개정 2013.6.11, 2015.9.25>

④ 제1항부터 제3항까지의 규정에 따라 공무원을 임용하거나 임용제청할 때에 임용권자나 임용제청권자는 「전자정부법」 제36조제1항에 따른 행정정보의 공동이용을 통하여 임용 대상자의 병역사항이 포함된 주민등록표 초본 또는 병적증명서를 확인하여야 한다. 다만, 임용 대상자가 확인에 동의하지 아니할 때에는 이를 제출하게 하여야 한다. <개정 2010.11.2>