선거관리위원회 기록물관리 규칙

선거관리위원회 기록물관리 규칙

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2019.6.25>

제2조(적용범위) 각급선거관리위원회(소속기관을 포함하며, 읍ㆍ면ㆍ동선거관리위원회를 제외한다. 이하 "각급위원회"라 한다)의 기록물 관리에 관하여는 다른 법규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2010.10.25, 2012.12.10, 2016.11.29, 2021.6.18, 2023.1.20>

1. "기록물관리기관의 장"이라 함은 기록물관리 부서의 장을 말한다.

2. "전자기록물"이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

3. "비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 「선거관리위원회 사무관리규칙」 제3조제3호에 따른 처리과(이하 "처리과"라 한다)에서 계속 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.

4. "기록물철"이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

5. "단위업무"라 함은 부서의 기능을 1인 또는 소수의 사람이 수행할 수 있는 업무의 크기 로 나눈 것으로 업무의 성격, 처리절차, 형태 등이 일정하고, 업무변경시에도 분리하기 어려운 수준의 세분화된 업무 또는 사업단위를 말한다.

6. "전자기록생산시스템"이라 함은 「선거관리위원회 사무관리규칙」 제3조제11호 및 제12호에 따른 전자문서시스템 및 행정정보시스템을 말한다.

7. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

8. "영구기록관리시스템"이라 함은 영구기록물관리기관에서 영구기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

9. "웹기록물"이란 각급위원회에서 운영ㆍ활용하는 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.

10. "행정정보 데이터세트"란 각급위원회에서 업무상 사용하고 있는 「선거관리위원회 사무관리 규칙」제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

11. "기록관리 메타데이터"란 기록물의 내용, 맥락, 구조 및 기록물관리 이력과 관련된 사항을 기술하는 데이터를 말한다.

12. "장기보존패키지"란 다음 각 목의 자료를 함께 묶은 것을 말한다.

가. 전자기록물

나. 기록관리 메타데이터

다. 보존포맷(기록물 보존을 위한 파일형식을 말한다. 이하 같다)

라. 행정전자서명(행정전자서명이 아닌 전자서명을 포함한다. 이하 같다) 등 진본확인 정보

마. 그 밖에 전자기록물 관리에 필요하다고 영구기록물관리기관의 장이 인정하는 정보

제4조(기록물 관리의 원칙)

①기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性)ㆍ무결성(無缺性)ㆍ신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 규칙이 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다. <개정 2010.10.25, 2019.6.25>

②영구기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다. <개정 2015.6.8>

③중앙선거관리위원회(이하 "중앙위원회"라 한다) 및 영구기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 또는 영구기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. <개정 2010.10.25>

④기록물관리기관의 장은 기록물 관리를 위해 기록물 생산ㆍ관리의 전 과정에 걸쳐 발생한 기록관리 메타데이터를 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템을 통해 생산ㆍ관리해야 한다. <신설 2021.6.18>

제5조(전자기록물의 보안관리) 기록물관리기관의 장은 전자기록물의 생산ㆍ이관ㆍ보존 및 폐기 등 기록물관리 과정에서 전자기록물을 안전하게 관리하여야 한다.

제2장 기록물관리기관

제6조(영구기록물관리기관) 법 제10조제1항에 따른 중앙위원회 소관 영구기록물관리기관은 중앙선거관리위원회 사무처 기록물관리담당 부서로 한다. <개정 2012.12.10, 2016.11.29, 2021.6.18>

제7조(기록관의 설치)

① 중앙위원회에는 기록관을 따로 설치ㆍ운영하지 아니하며, 영구기록물관리기관이 그 기능과 업무를 수행한다. <개정 2023.1.20>

②특별시ㆍ광역시ㆍ특별자치시ㆍ도ㆍ특별자치도선거관리위원회(이하 "시ㆍ도위원회"라 한다)에 기록관을 설치ㆍ운영해야 하며, 시ㆍ도위원회에 두는 기록관(이하 "시ㆍ도기록관"이라 한다)은 사무처 기록물관리담당부서에 설치한다. <개정 2007.11.30, 2008.12.23, 2010.10.25, 2012.12.10, 2014.12.24, 2015.6.8, 2019.5.30, 2023.1.20>

③기록관은 해당 선거관리위원회(이하 "해당위원회"라 한다) 및 그 소속기관의 기록물 관리에 관한 업무를 관장한다. <개정 2014.3.21, 2105.8.4>

제3장 기록물의 생산

제8조(기록화 및 기록관리 대상) 각급위원회는 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

제9조(조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산)

①각급위원회는 법 제17조제1항에 따라 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리해야 한다. <개정 2010.10.25, 2015.6.8, 2021.6.18>

1. 법규의 제정 또는 개정 관련 사항

2. 선거(위탁선거를 포함한다. 이하 같다)ㆍ국민투표(주민투표 및 주민소환투표를 포함한다. 이하 같다)관리 및 정당ㆍ정치자금사무와 관련한 주요 정책의 결정 또는 변경 사항

3. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요협약 등

4. 「국가재정법 시행령」 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사

5. 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용과 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항

②제1항에 따라 생산ㆍ관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다. <개정 2021.6.18>

1. 조사ㆍ연구 또는 검토 배경

2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명

3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견

4. 관련 현황과 검토 내용

5. 각종 대안과 조치 의견

6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

제10조(회의록의 작성ㆍ관리)

①각급위원회가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다. 단, 다른 법규에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 법규가 정하는 바에 의한다.

1. 선거ㆍ국민투표관리 및 정당ㆍ정치자금사무와 관련한 중요회의

2. 각급위원회의 주요정책에 대한 심의 또는 의견조정을 목적으로 설치ㆍ운영되는 각종 위원회의 회의

3. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 중요 회의

②제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다.

③회의록은 그 회의를 소집 또는 주관하는 부서가 작성하여야 하며, 주관부서가 불분명한 경우에는 대상 회의의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 부서를 정하고, 해당 부서가 작성하도록 한다.

제11조(시청각기록물의 생산) 각급위원회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다. <개정 2015.6.8>

1. 중앙위원회 위원장ㆍ상임위원 및 사무총장의 업무 관련 활동과 인물사진

2. 선거ㆍ국민투표관리 및 정당ㆍ정치자금사무와 관련한 주요 활동으로서 시청각기록물로 작성ㆍ보존할 필요가 있는 사항

3. 국제기구파견 또는 외국선거지원ㆍ참관과 관련한 주요활동과 외국 선거관계자의 위원회 방문 및 국제교류ㆍ협력에 관한 사항

4. 「국가재정법 시행령」 제14조에 해당되는 대규모 사업ㆍ공사

5. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

6. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정되는 사항

7. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제12조(기록물의 등록)

①처리과가 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. <개정 2015.6.8, 2021.6.18>

②처리과는 제1항에 따른 등록정보가 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다. <개정 2015.6.8>

③제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.

④처리과는 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다. <개정 2015.6.8>

제13조(공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리)

①처리과는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 기록물을 등록하여 관리하여야 한다. <개정 2015.6.8>

1. 중앙위원회 위원장ㆍ상임위원 및 사무총장의 업무관련 메모ㆍ일정표ㆍ방문객명단 및 대화록

2. 제9조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항과 관련된 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우에는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서

3. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물

②제1항에 따른 기록물의 등록은 그 기록물을 생산한 위원회에서 전자기록생산시스템으로 등록하여야 하며, 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템으로 등록할 수 있다.

제14조(기록물의 분류) 처리과는 제17조에 따른 기록물분류기준표에 따라 처리과별ㆍ단위 업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다. <개정 2015.6.8>

제15조(편철 및 관리)

①처리과는 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 단위업무별기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다. <개정 2015.6.8>

②처리과가 제1항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권 호수를 기입한다. <개정 2015.6.8>

③기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과기관코드, 단위업무코드 및 기록물철 식별번호로 구성한다.

④처리과는 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 중앙위원회훈령이 정하는 방식에 따라 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다. <개정 2015.6.8>

제16조(기록물의 정리)

①처리과는 매년 2월 말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다. <개정 2015.6.8, 2019.6.25>

②제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제12조제1항 및 제15조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.

제4장 기록물의 관리

제1절 기록물 관리기준

제17조(기록물분류기준표 등)

①영구기록물관리기관의 장은 기록물분류기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 제3조제7호에 따른 기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다. <개정 2010.10.25, 2015.6.8, 2019.6.25>

②영구기록물관리기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위업무명, 단위업무 업무설명 및 단위업무별 보존기간 등을 관보 또는 중앙위원회 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다. <개정 2015.6.8, 2019.6.25>

③제1항의 규정에도 불구하고 영구기록물관리기관의 장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 행정정보데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다. <신설 2021.6.18>

제18조(보존기간)

①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 임기중, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다.

②기록물의 보존기간은 기록물철 단위로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다. <개정 2010.10.25>

③보존기간의 기산일은 기록물철 단위로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

제19조(공개여부의 구분관리) 기록물은 건 단위로 공개여부를 구분하고 제12조제1항에 따른 기록물 등록정보로 관리되도록 하여야 한다.

제20조(접근권한 관리)

①영구기록물관리기관은 생산ㆍ접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립ㆍ시행하여야 한다. <개정 2015.6.8>

②접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정하여야 한다.

③영구기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템에서 생산ㆍ보존하고 있는 기록물에 대한 접근ㆍ접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템으로 자동 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정ㆍ삭제할 수 없어야 한다. <개정 2015.6.8>

제21조(보존방법)

①기록물관리기관이 보존중인 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 하며, 기록물의 보존방법별 구분기준은 별표 2와 같다. <개정 2015.6.8>

1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법

2. 원본을 그대로 보존하는 방법

3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

②제1항제3호의 방식으로 기록물을 보존하고 자 하는 경우에는 다음 각 호의 구분에 따라 보존매체에 수록하여야 한다. <개정 2015.6.8>

1. 보존기간이 10년 이하인 기록물 : 전자매체(전자기록물을 저장할 수 있는 저장장치로서 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 구동 또는 연결되는 저장장치를 말한다. 이하 같다) 또는 마이크로필름

2. 보존기간 30년 이상인 기록물 : 마이크로필름

③기록물관리기관의 장은 보존가치가 매우 높은 전자기록물에 대하여는 마이크로필름 등 맨눈으로 식별이 가능한 보존매체에 수록하여 관리하여야 한다. <개정 2021.6.18>

제22조(보존장소)

①보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료시까지 관할 기록관에서 보존한다.

②보존기간이 30년 이상인 기록물은 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 비치기록물로서 영구기록물관리기관의 장이 사료적 가치가 높지 아니하다고 지정한 기록물은 기록관에서 보존할 수 있다.

③제2항 단서의 기록물을 관할 기록관에서 계속 관리하고 자 하는 경우에는 영구기록물관리기관과 협의하여야 한다. <개정 2010.10.25>

제23조(비치기록물의 지정)

①처리과의 장은 제24조 및 제32조에 불구하고 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록물분류기준표에서 정하는 비치기간까지 그 처리과에서 보관할 수 있다.

②비치기록물을 보존하고 있는 처리과의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관으로 이관하여야 한다.

③기록관의 장은 제2항에 따라 인수한 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중으로 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

제2절 처리과의 기록관리

제24조(기록물의 이관)