법원기록물 관리규칙

법원기록물 관리규칙

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다)에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규칙은 법원행정처, 사법연수원, 사법정책연구원, 법원공무원교육원, 법원도서관, 양형위원회, 각급법원 및 그 소속기관(이하 "각급기관"이라 한다)에서 생산ㆍ접수되는 모든 기록물의 관리에 적용된다. 다만, 재판ㆍ등기ㆍ가족관계등록ㆍ공탁기록물의 관리에 관하여는 관련 대법원규칙에 특별한 규정이 있는 경우에는 당해 규정에 따른다. <개정 2012.9.11, 2013.12.31>

제3조(정 의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2012.9.11, 2022.1.28>

1. "기록물관리기관의 장" 및 "영구기록물관리기관의 장" 이라 함은 법원기록보존소장을 말한다.

2. "전자기록물"이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

3. "비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 「법원사무관리규칙」 제3조제3호에 따른 처리과(이하 "처리과"라 한다)에서 계속 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.

4. "기록물철"이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

5. "단위업무"라 함은 부서의 기능을 1인 또는 소수의 사람이 수행할 수 있는 업무의 크기로 분류한 것으로 업무의 성격, 처리절차, 형태 등이 일정한 최소단위의 업무기능을 의미하며, 업무변경시에도 분리하기 어려운 수준의 세분화된 업무 또는 사업단위를 말한다.

6. "전자기록생산시스템"이라 함은 「법원사무관리규칙」제3조제13호 및 제14호에 따른 전자문서시스템 및 사법행정정보시스템을 말한다.

7. "영구기록관리시스템"이라 함은 영구기록물관리기관에서 영구기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

8. "웹기록물"이라 함은 각급기관에서 운영ㆍ활용하는 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.

9. "행정정보 데이터세트"라 함은 각급기관에서 업무상 사용하고 있는 사법행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

10. "기록관리 메타데이터"라 함은 기록물의 내용, 맥락, 구조 및 기록물관리 이력과 관련된 사항을 기술하는 데이터를 말한다.

제4조(기록물 관리의 원칙)

①기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성ㆍ무결성ㆍ신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 규칙이 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다. <개정 2012.9.11>

②기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

③기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 전자기록생산시스템, 영구기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

④ 각급기관 및 영구기록물관리기관의 장은 기록물 관리를 위해 기록물 생산ㆍ관리의 전 과정에 걸쳐 발생한 기록관리 메타데이터를 전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템으로 생산ㆍ관리하여야 한다. <신설 2022.1.28>

제5조(전자기록물의 보안관리) 기록물관리기관의 장은 전자기록물의 생산ㆍ이관ㆍ보존 및 폐기 등 기록물관리 과정에서 전자기록물을 안전하게 관리하여야 한다.

제2장 기록물관리기관

제6조(영구기록물관리기관) 법 제10조제1항에 따른 대법원소관 영구기록물관리기관은 법원행정처 법원기록보존소로 한다.

제7조(기록관) 각급기관에는 법 제13조제1항에 따른 기록관을 따로 설치하지 아니하며, 영구기록물관리기관이 기록관의 업무를 수행한다.

제3장 기록물의 생산

제8조(기록화 및 기록관리 대상) 각급기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

제9조(조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산)

①각급기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리하여야 한다. <개정 2015.10.29, 2022.1.28>

1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항

2. 국제기구 또는 외국 법원과 체결하는 주요 협약 등

3. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

4. 그 밖에 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정되는 사항

②제1항에 따라 생산ㆍ관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다. <개정 2022.1.28>

1. 조사ㆍ연구 또는 검토 배경

2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명

3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견

4. 관련 현황과 검토 내용

5. 각종 대안과 조치 의견

6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

제10조(회의록의 작성)

①각급기관이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.

1. 대법원장 또는 법원행정처장이 참석하는 회의

2. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 법관 및 국장급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영되는 회의

3. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

②제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다. <개정 2022.1.28>

③회의록은 그 회의를 소집 또는 주관하는 부서가 작성하여야 하며, 주관부서가 불분명한 경우에는 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 부서가 작성한다.

제11조(시청각기록물의 생산) 각급기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행과정 및 시행 후의 주요 상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산되어야 한다. <개정 2015.10.29, 2022.1.28>

1. 대법원장ㆍ대법관ㆍ법원행정처장의 업무관련 활동과 인물사진

2. 각급기관의 주요 행사

3. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

4. 국제기구 또는 외국 법원 등과 관련된 주요 활동과 외국 법원 관 계자 등의 대한민국 법원 방문 등 국제교류ㆍ협력에 관한 사항

5. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제12조(기록물의 등록)

①각급기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 「법원사무관리규칙」 제3조제14호에 따른 사법행정정보시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다.

②각급기관은 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.

③제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.

④각급기관은 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산ㆍ접수 등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

제13조(공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리)

①각급기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 기록물을 등록하여 관리하여야 한다.

1. 제9조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항과 관련한 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우에는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서

2. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물

② 제1항에 따른 기록물의 등록은 그 기록물을 생산한 기관에서 전자기록생산시스템으로 등록하여야 하며, 영구기록물관리기관에서 직접 수집한 기록물은 영구기록관리시스템으로 등록할 수 있다. <개정 2022.1.28>

제14조(기록물의 분류) 각급기관은 제17조에 따른 기록물분류기준표에 따라 처리과별ㆍ단위업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.

제15조(편철 및 관리)

①각급기관은 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 사안별로 1개 이상의 기록물철을 만들어 발생순서에 따라 기록물을 편철하여야 하며, 처리과의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다.

②각급기관이 제1항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 하며. 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권 호수를 기입한다.

③기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과 기관코드, 단위업무코드 및 연도별 기록물철 등록연번으로 구성한다.

④각급기관은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 대법원내규가 정하는 방식에 따라 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.

제16조(기록물의 정리)

①각급기관은 매년 2월 말까지 전년도에 생산 또는 접수를 완결한 기록물에 대하여 대법원내규가 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다. <개정 2012.9.11, 2025.12.24>

②제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제12조제1항 및 제15조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보와 일치되도록 하여야 한다.

제4장 기록물의 관리

제1절 기록물 관리기준

제17조(기록물분류기준표)

①기록물분류기준표는 영구기록물관리기관의 장이 작성ㆍ운영하며 매년 기록물 정리기간 종료 이후 전년도에 신규로 시행했거나 보존기간이 변경된 단위업무명, 단위업무 설명 및 단위업무별 보존기간 등을 법원 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다. <개정 2012.12.27, 2025.12.24>

②기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 처리과기관코드, 기능분류번호, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준이 포함되어야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 제3조제7호에 따른 영구기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다. <개정 2025.12.24>

③각급기관은 직제 개정 또는 기능의 신설ㆍ폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요하다고 인정하는 때에는 대법원내규가 정하는 바에 따라 지체 없이 전자기록생산시스템을 통하여 영구기록물관리기관의 장에게 변경신청을 하여야 한다.

④각급기관은 기록물분류기준표의 변경신청을 함에 있어서 업무내용이 비밀로 관리되어야 할 필요가 있는 때에는 당해 단위업무명 또는 단위사안명에 가명을 부여하여 작성하고 당해 기록물분류기준표 관련 자료를 비밀로 분류하여 관리하여야 한다.

제18조(보존기간)

①기록물의 보존기간은 영구ㆍ준영구ㆍ30년ㆍ10년ㆍ5년ㆍ3년ㆍ1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다.

②기록물의 보존기간은 제1항에 따른 별표 1의 기록물의 보존기간별 책정기준과 기록물분류기준표에 정한 보존기간책정사유를 기준으로 처리과의 장이 제16조의 규정에 의한 기록물 정리시에 기록물철 단위로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존할 필요가 있어 보존기간을 연장할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다.

③보존기간의 기산일은 기록물철 단위로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 업무가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다.

제19조(공개여부의 구분관리) 기록물은 건 단위로 공개여부를 구분하고 제12조제1항에 따른 기록물 등록정보로 관리되도록 하여야 한다.

제20조(접근권한 관리)

①각급기관 및 영구기록물관리기관은 생산ㆍ접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립ㆍ시행하여야 한다.

②접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정하여야 한다.

③각급기관 및 영구기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템에서 생산ㆍ보존하고 있는 기록물에 대한 접근ㆍ접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템으로 자동 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정ㆍ삭제할 수 없어야 한다.

제21조(보존방법)

①영구기록물관리기관이 보존 중인 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물 중 보존기간이 준영구 이상인 경우에는 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 하며, 기록물의 보존방법별 구분기준은 별표 2와 같다.

1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법

2. 원본을 그대로 보존하는 방법

3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

②제1항제3호의 방식으로 기록물을 보존하고자 하는 경우에는 마이크로필름 등 육안으로 판독이 가능한 보존매체에 수록하여야 한다.

③영구기록물관리기관의 장은 보존가치가 매우 높은 전자기록물에 대하여는 마이크로필름 등 육안으로 식별이 가능한 보존매체에 수록하여 관리하여야 한다.

제22조(보존장소)

①보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료시까지 처리과에서 보존한다.

②보존기간이 30년 이상인 기록물은 제24조에 따라 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 비치기록물로서 영구기록물관리기관의 장이 사료적 가치가 높지 아니하다고 지정한 기록물은 처리과에서 보존할 수 있다.

③각급기관이 보존중인 기록물이 제2항 단서에 해당하여 처리과에서 계속 관리하고자 하는 경우에는 영구기록물관리기관과 협의하여야 한다.

제23조(비치기록물의 지정)

①처리과의 장은 제24조에 불구하고 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록물분류기준표에서 정하는 비치기간까지 그 처리과에서 보관할 수 있다.

②비치기록물을 보존하고 있는 처리과의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

제23조의2(관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있는 전자기록물) 전자기록생산시스템과 영구기록관리시스템 간에 공유되는 저장 공간에 저장된 전자기록물은 기록물의 관리권한만을 이전하는 방식으로 기록물을 이관할 수 있다.

제2절 처리과의 기록관리

제24조(기록물의 이관)

①각급기관은 소속 처리과의 보존기간 30년 이상인 기록물을 보존기간의 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 영구기록물관리기관이 제시한 일정에 따라 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 기록물의 적절한 관리를 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 10년이 경과하기 전에도 이관할 수 있다.

②제1항에 따라 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성ㆍ무결성ㆍ신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 이관대상기록물을 검수하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 진본임을 확인하는 행정전자서명 및 전자기록물이 처리과에 제시된 시점을 확인한 정보(이하 "시점확인 정보"라 한다)를 포함하여 이관하여야 한다. 이 경우 이관포맷, 방식 및 데이터 규격은 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라야한다. 다만, 제23조의2에 따른 전자기록물은 검수 및 진본확인 절차를 생략할 수 있다. <개정 2025.12.24>

③제1항에 따라 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 대법원내규가 정하는 바에 따라 기록물을 보존기간별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 이관목록과 함께 이관하여야 한다.

④ 제1항에도 불구하고 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 영구기록물관리기관과 협의하여 보존기간의 기산일부터 30년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다. <신설 2025.12.24>

제25조(기록물생산현황 통보)

①각급기관은 매년 5월 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 소속 처리과의 전년도 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. <개정 2012.9.11>

②제1항에 따른 기록물 생산현황의 통보는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제12조제1항 및 제15조제2항에 따른 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다.

제26조(전자기록생산시스템의 등록정보 관리) 전자기록생산시스템은 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ분류정보에 대한 검색ㆍ활용 기능을 제공하여야 하며, 제24조 및 제25조에 따른 기록물 이관 및 생산현황 보고시 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송 기능을 갖추어야 한다.

제27조(기록물의 평가 및 폐기)

①처리과에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물(이하 "평가대상기록물"이라 한다)은 기록물관리 전문요원의 심사, 제36조의 규정에 의한 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

②제1항에 따른 기록물의 평가는 영구기록물관리기관에서 이를 관장한다.

③각급기관은 대법원내규가 정하는 바에 따라 소속 처리과의 평가대상기록물의 목록을 작성하여 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.

제27조의2(기록물의 폐기 금지 등 사전협의)

① 법 제27조의3에 따라 기록물의 폐기 금지 협의 요청을 받은 영구기록물관리기관의 장은 중앙기록물관리기관의 장과 폐기 금지 대상 기록물의 범위, 폐기 금지 기간 등의 협의를 위하여 기록물평가심의회를 개최하여야 한다.